Meeting Management Software Review

In dieser Überprüfung der Meeting-Management-Software haben wir vier webbasierte Anwendungen untersucht: MeetingKing, MeetingBooster, Less Meeting und YAM, da diese speziell auf den professionellen Einsatz ausgerichtet sind. Einige Meeting-Experten ziehen möglicherweise auch ZippyMeetings und MeetingSense in Betracht, wenn sie nach einer Basic-Lösung suchen. Das Durchführen eines Meetings und das Erstellen der Meeting-Protokolle ist dabei - in allen vier von uns untersuchten Meeting-Verwaltungsprogrammen weitaus einfacher als die Verwendung von Stift und Papier oder auch MS Word.

Da professionelle Unternehmensverwaltungssoftware häufig für Unternehmenssitzungen, Vorstandssitzungen und Mitarbeiterversammlungen verwendet wird, konzentriert sich dieser Vergleich auf die Funktionen, die für diese Bereiche am wichtigsten sind.

Meeting Management Softwarevergleichstest

0 Nicht vorhanden

1 Schlecht

2 Unterdurchschnittlich

3 Durchschnittlich

4 Überdurchschnittlich

5 Sehr gut

Total	222	88	52	51
Integration in Email-Systeme
Outlook	5	4	0	0
Gmail	3	4	4	4
Other	3	4	4	4
Vor dem Meeting
Zeitplanung	5	4	3	4
Kalender-Sync	4	4	1	1
Konflikt-Detektor	5	0	0	0
Agenda	5	3	3	3
Zeitverteilung	5	0	0	0
Moderator Identifikation	5	1	1	1
Vorbereitende Aufgaben	4	2	2	2
Während des Meetings
Funktionszuweisung	5	0	0	0
Notizen machen	5	3	3	3
Teilnehmer-Zuweisung	5	0	0	0
Aufgabenzuweisung	4	4	4	4
Meeting-Tools	4	0	0	3
Vertagen	5	4	4	3
Nach dem Meeting
Meeting-Protokoll	5	4	3	3
Zugriffskontrolle	5	3	3	2
Signatur-Seite	4	0	0	0
Archiv	4	4	3	3
Aufgabenmanagement	4	3	4	3
Erinnerung	4	2	2	2
Suchen	5	3	3	3
Ergebnisse kombinieren/speichern	4	0	0	0
Analyse
Dashboards
Teilnahme	5	3	0	0
Kosten	5	2	0	0
Globaler Aufgabenstatus	5	2	0	0
KPI-Berichte
Beste Meetingss	5	0	0	0
Beste Gastgeber	5	0	0	0
Beste Teilnehmer	5	0	0	0
Möglichkeits-Berichte
Effizienz-Verbesserung	5	0	0	0
Kostenreduktion	5	0	0	0
Feedback
Leistungs-bewertung	5	4	2	1
Verborgene Stärken	5	0	0	0
Blinde Flecken	5	0	0	0
Administration
Zugriffssystem	5	2	2	2
Sicherheitsfunktionen	5	0	0	0
Nutzerhierarchie	4	0	0	0
Teams	4	3	1	0
Active Directory	4	0	0	0
Einzelanmeldung	4	0	0	0
Protokolldatei	4	0	0	0
Hosting
Dediziertes Hosting	5	0	0	0
Lokales Hosting	5	0	0	0
Hosting Partner-Zertifikate
HIPPA	5	3	0	0
SAS70	5	5	0	0
Safe Harbor	5	3	0	0
ISO 27001	5	5	0	0
Gesamt	222	88	52	51

Integration

Damit ein Meeting-Management-Programm im Unternehmen eingesetzt werden kann, muss es in Systeme integriert werden, die in den meisten Organisationen als Standard gelten. MeetingBooster und Less Meeting sind die einzigen Programme, die ein Plugin für Outlook haben. Dies ist wichtig, damit Benutzer Meeting-Kalendertermine zwischen den beiden Systemen synchronisieren und für Einladungen auf die Kontakte zugreifen können. MeetingBooster verfügt für die Integration über einen eigenen Karteireiter im Menüband der Outlook-Benutzeroberfläche. Auf diese Weise konnten wir vorhandene Kalendertermine in MeetingBooster-Meetings konvertieren sowie bestimmte Abschnitte des Meetings, wie die Agenda oder Aufgaben oder die Besprechung sogar direkt in Outlook starten. MeetingBooster verfügte auch über eine Active Directory-Synchronisierung, die für ein Unternehmen, das das Meeting-Management in großem Umfang implementieren möchte, ein Muss ist.

Alle vier Meeting-Management-Programme enthalten einen iCal-Feed für Teilnehmer, die mit Google Mail oder anderen E-Mail-Clients arbeiten.

Planen des Meetings

Mit jedem der von uns evaluierten Meeting-Management-Programme konnten wir Standard-Meeting-Details wie Meeting-Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer in die Einladung aufnehmen. Mit MeetingBooster und YAM konnten wir zusätzlich einen Besprechungszweck hinzufügen, den wir bei der Erstellung der Tagesordnung als hilfreich empfanden, um die Tagesordnung an den Zweck anzupassen. Dies lieferte auch Infos, um festzustellen, ob es überhaupt notwendig war, ein Meeting abzuhalten, dass also evtl. auch ein Anruf ausreichen würde, wenn wir keinen Zweck definieren konnten.

Besprechungs-Tags sind hilfreich bei der Suche nach Meetings: MeetingKing, Less Meeting und YAM ermöglichen diese Funktionalität. MeetingBooster ging dabei noch einen Schritt weiter, indem es ermöglicht, Meeting-Serien zu erstellen. Diese Funktion war nützlich, da die relevanten Besprechungen automatisch gruppiert wurden. Auf diese Weise konnten wir schnell eine festgelegte Teilnehmerliste zu den Besprechungen in dieser Serie einladen, und die Meeting-Protokolle wurden zur einfacheren Überprüfung der Meeting-Serie gruppiert. Mit dieser Funktion konnte MeetingBooster bei der Aufgabenverwaltung die Übersicht über Aktionselemente verbessern, die während mehrerer Meetings dieser Serie zugewiesen wurden.

Erstellen der Agenda

MeetingBooster war die einzige Meeting-Management-Software mit einem speziellen Meeting-Agenda-Modul. Die anderen verwendeten dasselbe Modul, um die Agenda das Protokoll zu erstellen. Wir haben festgestellt, dass das Agenda-Modul uns gezwungen hat, die Themen vor der Durchführung des Meetings im Voraus zu planen. Dies trug dazu bei, die Besprechungszeit besser zu verwalten, da wir nicht im laufenden Betrieb Themen hinzufügen konnten, wodurch die ursprüngliche Besprechungszeit überschritten wurde. Die Funktion "Pre-Meeting-Aufgabe" von MeetingBooster erwies sich als vorteilhaft und half den Teilnehmern, sich auf das bevorstehende Meeting vorzubereiten. Wir konnten sogar einem bestimmten Agenda-Thema eine Vor-Meeting-Aufgabe zuweisen und den Aufgabenstatus vor dem Meeting überprüfen. Dies ist ideal für die Rechenschaftspflicht.

Das Agenda-Modul von MeetingBooster war sehr MS Office-ähnlich, einschließlich eines Menübandsystems wie in MS Office-Tools, das den Prozess der Agenda-Erstellung leicht verständlich machte.

Meeting durchführen und Notizen machen

MeetingKing, Less Meeting und YAM verwenden dasselbe Modul für die Agenda und zum Notieren. Unser erster Eindruck war, dass dies flexibler ist, aber nach weiterer Verwendung führte es dazu, dass das Meeting zu sehr von der ursprünglichen Tagesordnung abwich. Wir haben spontan Themen hinzugefügt und unsere Diskussionen haben sich kontinuierlich von der ursprünglichen Agenda entfernt.

MeetingBooster hat beim Ausführen des Meetings gute Arbeit geleistet, um Notizen und Aufgaben zu trennen. Um eine Aufgabe zu erstellen, zwingen MeetingKing, Less Meeting und YAM Benutzer, eine Notiz in ein Aktionselement umzuwandeln, wodurch die Protokolle überladen aussehen, da alles in einem Abschnitt zusammengefasst wurde.

Mit der Notecard von MeetingBooster konnten wir aus einer Teilnehmerliste auswählen, wer was gesagt hat. Bei allen anderen musste man den Namen des Teilnehmers eingeben, was den Notizenprozess umständlich machte. Die Notecard von MeetingBooster funktionierte ähnlich wie MS Word und ermöglichte es uns, die Notizen zu formatieren und Anhänge oder Hyperlinks hinzuzufügen, um die Themen und Konversationen zu unterstützen. MeetingBooster trennte auch die Notizen pro Thema, anstatt eine fortlaufende Liste zu führen. Wir konnten uns jederzeit einen Überblick verschaffen, indem wir eine Vorschau der Protokolle zeigten.

Mit allen Tools für die Meeting-Verwaltungssoftware konnte eine Abschlusserklärung hinzugefügt werden, MeetingBooster besitzt jedoch eine Funktion für Abschlusserklärungen, die im Abschnitt "Protokolle" dieses Tests noch genauer behandelt wird.

Meeting Tools

MeetingBooster und die Meeting-Tools von YAM können während des Meetings verwendet werden, um Entscheidungen zu Themen zu erleichtern. Bei der ersten Überprüfung schienen die Tools von YAM vielversprechend, doch nach weiteren Untersuchungen stellte sich heraus, dass alle Tools gleich funktionieren - unter anderem Namen. Die Ergebnisse der Tools wurden außerdem in den Notizen nicht klar dargestellt, sodass es schwierig ist, die positiven Auswirkungen der Verwendung der Meeting-Tools zu erkennen.

Die Tools von MeetingBooster arbeiteten unabhängig voneinander. Die Voting- und Pro/Con-Tools waren sehr leistungsfähig, einfach zu bedienen und die Ergebnisse wurden im Anhang klar aufgeführt. Dies verbesserte den Überprüfungsprozess deutlich.

Themen vertagen

Das Vertagen eines Themas ist eine unverzichtbare Funktion für eine Meeting-Management-Software. Mit MeetingKing, Less Meeting und YAM konnten wir nur Hauptthemen vertagen, während mit MeetingBooster Themen auf jeder Ebene vertagt werden konnten. Die Funktion diente auch als Navigationssystem, mit dem wir die vertagten Themen in den Notizen überprüfen und zu ihnen navigieren können.

Mit allen vier Tools für die Meeting-Management-Software konnten wir die vertagten Themen problemlos in die Agenda eines zukünftigen Meetings aufnehmen.

Aufgabenzuweisung

Besprechungen führen zu Entscheidungen und Entscheidungen dann zu Handlungen. MeetingBooster war das einzige Meeting-Management-Software-Tool mit einem echten Aufgabenmanagement-System. Bei den anderen geben Sie Aufgabeninformationen wie eine Notiz ein, wodurch das Sitzungsprotokoll sehr unübersichtlich wird, da Aufgaben mit Notizen verwechselt werden können. Das Überprüfen und Aktualisieren von Aufgaben, die für Eigentümer oder ein Projekt spezifisch sind, war in MeetingBooster viel einfacher.

Mit allen vier Tools für die Meeting-Management-Software konnten wir Aufgaben empfangen und aktualisieren. Mit MeetingBooster konnten wir auch jederzeit eine Aufgabe erstellen und einer Ressource oder Besprechung zuweisen. Wir fanden dies nützlich, falls vergessen wurde, bei der Durchführung des Meetings eine Aufgabe zuzuweisen.

Mit der Project Label-Funktion von MeetingBooster konnten wir Aufgaben innerhalb eines Labels gruppieren, wodurch es einfacher wurde, Aufgaben zu überprüfen, die sich über mehrere Meetings erstrecken. Die anderen Tools erlauben ein Tag, das Sie im laufenden Betrieb eingegeben haben. In MeetingBooster erstellen Sie bestimmte Projektbeschriftungen und laden Benutzer ein, auf den Inhalt der Beschriftungen zuzugreifen. Für den Gebrauch im Unternehmen wird die Aufgabenverfolgung dann optimiert, anstatt dass Benutzer die Aufgaben nach eigenem Ermessen markieren. Darüber hinaus können in MeetingBooster nur Benutzer, die berechtigt sind, das Projektetikett anzuzeigen, dessen Inhalt überprüfen.

Erstellen des Meeting-Protokolls

Alle vier Tools für die Meeting-Verwaltung erstellten automatisch die Meeting-Protokolle, die Ergebnisse waren jedoch sehr unterschiedlich.

YAM utilized an email style with minimal formatting making it very difficult to review. MeetingKing, MeetingBooster and Less Meeting automatically formatted the minutes, however MeetingBooster and Less Meeting had more options.

YAM verwendete einen E-Mail-Stil mit minimaler Formatierung, was die Überprüfung sehr schwierig machte. MeetingKing, MeetingBooster und Less Meeting formatierten die Protokolle automatisch, MeetingBooster und Less Meeting hatten jedoch mehr Optionen.

MeetingBooster unterstützt 3 Protokollstile und 3 Layoutoptionen. Wir haben festgestellt, dass dies in einem Unternehmen produktiver ist. MeetingBooster bietet auch ein separates Deckblatt und eine optionale Signaturseite. Diese Ergänzungen führten dazu, dass MeetingBooster von allen vier Besprechungsverwaltungen das professionellste Meeting-Protokolldokument erstellt.

Wir haben bereits die Funktion "Beschlusserklärungen" von MeetingBooster erwähnt, die jedoch weitere Erläuterungen verdient. Der Vorteil beim Hinzufügen einer Beschlusserklärung anstelle einer Notiz besteht darin, dass diese bei der Überprüfung des Protokolls berücksichtigt wird. Wir konnten zwischen Diskussions- oder Beschlussprotokollen wechseln, in denen entweder die gesamten Gespräche oder nur die Beschlüsse aufgeführt waren. Dies erleichterte die Verwaltung des Protokolls erheblich.

Protokoll bearbeiten

Die meisten Sitzungen werden beendet, bevor das Protokoll perfekt ist. Das bedeutet, dass Benutzer das Protokoll nach dem Meeting bearbeiten müssen. Wir waren der Meinung, dass dabei eine zeitliche Begrenzung erforderlich ist, und MeetingBooster war die einzige Meeting-Management-Software, die eine zeitliche Begrenzung für die Bearbeitung des Protokolls bietet, z.B. 14 Tage. Da es sich um einen Test professioneller Tools für das Meeting-Management handelt, ist dies eine Funktion, die für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Unternehmensanforderungen wichtig ist.

Protokoll verteilen

Alle vier Tools für die Besprechungsverwaltung vereinfachten die Verteilung der Protokolle. YAM hat die Protokolle jedoch mit minimaler Formatierung im Textkörper einer E-Mail verschickt, was die Überprüfung sehr schwierig macht. MeetingKing, MeetingBooster und Less Meeting boten eine automatische Verteilung mit einer PDF-Option, die die Formatierung der Protokolle unterstützte.

Mit der Viewer-Zugriffsfunktion von MeetingBooster konnten wir bestimmten Benutzern die Berechtigung zum Anzeigen der Protokolle erteilen. Dies war hilfreich, wenn diese nicht an der Besprechung teilnehmen konnten oder wenn Manager, Führungskräfte oder neue Mitarbeiter über die Informationen einer früheren Besprechung auf dem Laufenden gehalten werden sollen.

Protokoll archivieren

Das Archivierungssystem von MeetingBooster war das stabilste der vier von uns getesteten Tools fürs Meeting-Management. MeetingBooster basiert auf einem Berechtigungssystem, ähnlich wie ein CRM-System. Dies stellt sicher, dass man nur das sehen kann, was wozu einem die Erlaubnis zum Sehen erteilt wurde. Für Unternehmen sind Sicherheitsprotokolle ein Muss, und MeetingBooster war auch das einzig tatsächliche Cloud-System. Die Daten jedes Unternehmens werden auf einem separaten Server gespeichert, anstatt alle Unternehmensinformationen auf demselben Server zu speichern.

Less Meeting und MeetingBooster hosten beide ihre Daten über Microsoft Azure. MeetingBooster verwendet jedoch einzelne Server pro Unternehmen und eine erweiterte SQL-Datenbank. Dies fügt eine zweite und dritte Sicherheitsstufe hinzu, die für einige Organisationen Pflicht ist.

MeetingBooster bot auch eine lokale Hosting-Option an, mit der ein Unternehmen das System auf seinen Servern installieren kann, um das Risiko einer Datenverletzung durch eine ausgelagerte Hosting-Einrichtung auszuschließen.

Die Suche nach früheren Besprechungsdaten ist unerlässlich, und alle vier Tools für die Besprechungsverwaltung verfügten über eine Suchfunktion. Die Suche von MeetingBooster kann per Bildschirm oder als systemweite Suche erfolgen. Dies hat uns geholfen, relevantere Informationen zu finden, und wir konnten sogar bestimmte Suchergebnisse auswählen und sie zur Überprüfung und Archivierung in einem konsolidierten PDF-Dokument zusammenführen.

Dashboards, Analyse und Feedback

Dashboards helfen bei der Transparenz und der Effektivität von Besprechungsdaten. MeetingBooster und Less Meeting waren die einzigen Tools der Meeting-Management-Software, die Dashboards anboten. Die Dashboards von Less Meeting schienen einzelne Meetings zu überprüfen und boten grundlegende Berichte dazu.

Mit der Dashboard-Suite von MeetingBooster konnten wir eine einzelne Besprechung oder auch mehrere überprüfen. Wir konnten Dinge wie Kosten, Leistung von Gastgebern und Teilnehmern und den Aufgabenstatus verfolgen und sogar einzelne Benutzer oder Abteilungen miteinander oder mit dem Unternehmensdurchschnitt vergleichen.

Einer unserer Lieblingsberichte in MeetingBooster war der Kostenbericht. Dieser zeigt die Kosten für Meetings basierend auf den eingeladenen Teilnehmern und der aufgewendeten Zeit an. Mit der passenden Zugriffsberechtigung konnten wir sehen, wie viele Besprechungen über einen bestimmten Zeitraum stattfanden und wie viel dieses dem Unternehmen an Gehaltskosten verursacht hat und sogar, wie viel es genau kostet, bestimmte Teilnehmer im Meeting mit dabei zu haben. Dies war natürlich nur mit einer entsprechenden Berechtigung, die uns erteilt wurde möglich, sodass dies alle Nicht-Berechtigten eben nicht sehen konnten.

Feedback hilft bei der Verbesserung von Besprechungen: MeetingKing, Less Meeting und MeetingBooster ermöglichen Feedback zu den Meetings. Das Feedback-System von MeetingBooster ist dabei am ausführlichsten und spezifiziert die Häufigkeit und Art der zu verwendenden Bewertungssysteme. Das System wählt die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip aus und verfolgt die Antworten über einen bestimmten Zeitraum. Die Teilnehmer berichten sowohl über qualitative als auch über quantitative Daten, die dann zur Erstellung von Feedback- und Leistungsberichten verwendet werden.

Berechtigungssystem

Für alle vier Besprechungsverwaltungen waren Benutzeranmeldungen und Kennwörter erforderlich. MeetingBooster basiert auf einem Berechtigungssystem, das ähnlich wie ein CRM-System funktioniert. Hier wird ein Systemadministrator das Konto konfigurieren, Sicherheitsfunktionen einrichten und diese bestimmten Benutzern zuweisen. Das legt fest, was diese im System tun können und was nicht, sowie, welche Daten sie sehen können. Da die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen aufgrund von HIPPA und dem HITECH-Gesetz eskalieren, haben wir festgestellt, dass dies eine sehr wichtige Funktion für eine echte Unternehmenslösung ist.

Fazit

Das Ergebnis dieses Vergleichstests von Software für professionelle Meeting-Agenden ist, dass alle vier Anwendungen beeindruckende Funktionen bieten und alle vier eine gute Ergänzung für jeden Prozess zur Meeting-Agenda von Unternehmen darstellen.

MeetingBooster erzielte in diesem Vergleichstest die höchste Punktzahl aufgrund seiner Freundlichkeit im MS Office-Stil und seiner leistungsstarken Produktivitätsfunktionen wie Agenda-Vorlagen, Zeitverteiler und Aufgaben vor dem Meeting. Vor allem MeetingBooster erwies sich als eher ein Tool auf Unternehmensebene, während sich die anderen Tools auf kleinere organisatorische Meetings zu konzentrieren schienen.

Führen Sie Ihr nächstes Meeting mit MeetingBooster durch